A

Adhésion

Une adhésion désigne l'association entre une entreprise bénéficiaire et le coffre-fort d'un utilisateur.

C

Chat conseiller

En rebond d’une conversation avec le chatbot, il est possible pour un utilisateur qui n’aurait pu avoir d’aide suffisante de rentrer en relation avec un conseiller Digiposte, si un conseiller est disponible sur la plage horaire.

Chatbot

Un chatbot est un assistant virtuel qui dialogue et répond aux questions posées par l’utilisateur. Il peut analyser et comprendre le message tout en exécutant l’action demandée. Digiposte a créé un Chabot pour répondre aux questions des utilisateurs 24 heures /24 et 7 jours sur 7. Il est présent sur les parcours d’adhésion, pages inscription et connexion, ainsi que sur l’aide en ligne utilisateurs. Les utilisateurs ont la possibilité de s’entretenir avec un conseiller si les réponses automatiques du chatbot n’ont pas pu les aider.

Code 1 et Code 2

Les codes 1 et 2 permettent à l’utilisateur de s’identifier lors du parcours d’inscription. Ces codes doivent être respectées selon les règles suivantes :

- Être connu par le destinataire ou facilement accessible
- Suffisamment personnel pour ne pas qu’ils soient interprétables par d’autres
- Ne pas être constitué de tout ou partie du code de sécurité sociale

Dès lors que ces règles sont respectées, le choix et la constitution des codes revient à l’organisme émetteur.

Dans la majorité des cas, le code 1 correspond au matricule et le code 2 au code de sécurité.

Code de sécurité

Correspond au second code, permettant à l'utilisateur d'activer son coffre-fort. A usage unique, il doit être personnel et accessible par l'utilisateur. Dans la mesure du possible, Digiposte recommande que ce code soit interprétable.
Les modalités de construction des codes doivent être communiquées à l'utilisateur.

Code routage

Le code routage est une donnée technique permettant d’identifier de manière unique et sans équivoque le chemin pour déposer des documents un coffre-fort numérique spécifique. 

Coffre-fort digital

Le coffre-fort digital (aussi appelé coffre-fort électronique) est un outil au service de la dématérialisation des documents et des données.
C’est un espace personnel et sécurisé de stockage, de réception, et d'archivage de documents virtuel.

D

Distributeur

Désigne une entreprise partenaire ayant contractualisé avec Digiposte, pour commercialiser la solution auprès de son client. Le distributeur est techniquement raccordé à Digiposte, et agit en qualité d'intermédiaire entre son client et Digiposte.

Document certifié

Les documents certifiés ont valeur d'original et peuvent être utilisés dans les démarches administratives.
Ils sont déposés par l'entreprise sur Digiposte à destination d’un utilisateur et conformes aux normes et règlements en vigueur (à travers un certificat d’authenticité).
Ils ont la même valeur légale que leurs équivalents au format papier.
L’utilisateur reste libre de gérer les documents figurant dans son coffre-fort : les supprimer et les déplacer.

Dématérialisation

La phase de dématérialisation consiste à substituer des supports d’information matériels (contrats, factures, attestations, relevés, …) par des fichiers numériques sécurisés.

Déploiement

La phase de déploiement consiste à mettre en place la solution Digiposte au sein d'une entreprise, visant à dématérialiser un processus.
Le déploiement se déroule en trois phases : la contractualisation, la mise en œuvre, et le suivi.

E

Emetteur

Désigne la personne morale ayant souscrit un contrat de prestation de dématérialisation, auprès d'un distributeur ou de Digiposte.

M

Matricule

Le numéro de matricule correspond au premier code permettant d'identifier l'utilisateur.
Il doit être unique et facilement accessible par l'utilisateur. Il lui servira à activer son coffre-fort et à s'identifier auprès des services Digiposte.
Le choix de ce code revient à l'émetteur, qui devra le transmettre à Digiposte au moment de la création des coffres-forts.

N

NIR

Le NIR correspond au numéro de sécurité sociale. Il est composé de 13 chiffres et figurent sur la carte vitale de l’individu. Digiposte ne recommande pas de l’utiliser comme code d’accès, conformément aux recommandations de la CNIL.

O

Opt-in

Un déploiement en opt-in consiste à considérer le papier, comme mode de distribution par défaut,. Dans ces conditions, le passage au mode dématérialisé, s'opère uniquement sur accord explicite de l'utilisateur.

Opt-out

Un déploiement en opt-out consiste à considérer le dépôt dématérialisé comme mode de distribution par défaut. L'utilisateur doit expressément signifier son opposition par tous moyen et a minimi 30 jours avant la phase de déploiement, s'il souhaite reste en mode papier.

L'utilisateur peut revenir sur son choix initial à tout moment.

Organisme

Ils correspondent aux entreprises publiques ou privées, émettrices de documents dématérialisés, à destination des utilisateurs (relevés bancaire, factures,...)
De nombreux organismes sont disponibles, et paramétrables par l'utilisateur pour une réception automatique dans le coffre-fort.

P

PURL

URL personnalisé envoyé à la création du coffre-fort par l'émetteur, permettant à l'utilisateur d'activer son coffre-fort Digiposte et d'en prendre possession.

Pilote

Consiste à lancer le projet de dématérialisation sur un nombre restreint d'utilisateurs.
Il permet de valider le bon fonctionnement des règles préétablies, avant la généralisation sur l'ensemble des utilisateurs.

R

Refus

En amont du déploiement, l'utilisateur peut exprimer son refus a minima 30 jours avant la première dématérialisation, et ce par tout moyen.

Référentiel

Ensemble de données nécessaires à la création ou à la résiliation d’une adhésion.

S

Statut d'adhésion

Reflète le cycle de vie d'un parcours utilisateur et détermine son état à un instant T.
Il permet à l’émetteur d’orienter son flux vers le papier ou de manière dématérialisée.

W

Whitelister

Action d’autoriser des domaines et/ou des adresses IP, permettant d’échanger de manière efficace entre deux systèmes d’informations. Digiposte recommande de whitelister ses domaines d’expéditions avant le 1er dépôt de document.